كيفية التعامل مع الموظفين أصحاب الأداء المنخفض باحترافية

ما المقصود بالأداء المنخفض؟ ولماذا يحدث؟

الأداء المنخفض هو عدم تحقيق التوقعات الأساسية للدور الوظيفي خلال فترة زمنية معقولة—بصورة متكررة وقابلة للقياس. لا يُعالج بالحدس فقط، بل يتطلب بيانات وملاحظة وسياق.

علامات مبكرة وقياسات موضوعية

اعتمد على مؤشرات سبّاقة وليس مخرجات نهائية فقط:

• المخرجات: جودة منخفضة، أخطاء متكررة، تأخيرات مستمرة.
• السلوكيات: مقاومة للتغذية الراجعة، تواصل ضعيف، غياب روح المبادرة.
• مؤشرات سبّاقة: قلة النشاطات الحرجة (مثل مكالمات المبيعات المؤهلة/الساعات القابلة للفوترة/عدد PRs المدمجة).

استخدم مزيجًا من Leading وLagging KPIs لضمان عدالة الحكم.

التشخيص الجذري: من الأعراض إلى الأسباب

استخدم إطار 5-Why وFishbone لتحديد السبب الجذري، ثم صنّف الفجوة:

• Gap علمية/مهارية: تُعالج بتدريب وتوجيه.
• Gap في التوقعات: تُعالج بتوضيح الدور ونتائج متفق عليها.
• Gap سلوكية: تُعالج بتوقعات سلوكية ومحاسبة ثابتة.
• Gap منظومية: تُعالج بتحسين العمليات أو الأدوات.

إدارة المحادثات الصعبة بذكاء واحترام

مخطط محادثة من 7 خطوات

1. التمهيد: بيئة خاصة ومحترمة.
2. البيانات: شارك أمثلة ملموسة محدّدة بزمن وتأثير.
3. التوقع: اربط الأداء بمعايير الدور (KPIs/OKRs).
4. الاستماع: اطلب منظور الموظف واسأل أسئلة مفتوحة.
5. الاتفاق: اتفق على فجوة محددة وقابلة للقياس.
6. الخطة: دعم وتمكين وجداول زمنية واضحة.
7. المتابعة: نقاط تفقد أسبوعية وتوثيق مهني.

نماذج عبارات جاهزة

• «لاحظتُ خلال الأسابيع الأربعة الماضية [المؤشر] ونتيجته [الأثر]. ما تفسيرك؟»
• «المعيار المتفق عليه هو [X] بينما النتيجة الحالية [Y]. لنضع هدفًا متوسط المدى [Z] للأسبوع القادم.»
• «كيف أستطيع تمكينك؟ تدريب؟ موارد؟ إزالة عوائق؟»

التمكين والتدريب قبل التصعيد

تصميم خطة تحسين الأداء (PIP) محكمة

تُستخدم خطة PIP عندما تكون الفجوة قابلة للقياس وموثقة، بعد تجربة التمكين الأولية. مكوناتها الأساسية:

1. أهداف قابلة للقياس: صيغة SMART مرتبطة بمؤشرات الدور.
2. أنشطة أسبوعية محددة: ماذا سيفعل الموظف تحديدًا لبلوغ الهدف.
3. دعم الشركة: تدريب، أدوات، إزالة عوائق، جلسات توجيه.
4. نِقاط تفقد دورية: أسبوعية (30–45 دقيقة) مع ملاحظات مكتوبة.
5. أفق زمني: عادة 30–90 يومًا حسب طبيعة الدور.
6. مخرجات النجاح/الفشل: توضيح العواقب المهنية بشفافية.

مؤشرات القياس ولوحات التحكم

اختر 3–5 مؤشرات أساسية لكل دور، مثالًا:

استخدم لوحات لحظية وتذكيرات آلية لالتقاط الانحراف مبكرًا قبل أن يتحول إلى أداء منخفض مزمن.

المخاطر القانونية والأخلاقية

• تجنّب التمييز: ركّز على السلوك والمخرجات لا السمات الشخصية.
• العدالة الإجرائية: معايير متسقة، فرص متكافئة للتدريب، توثيق شامل.
• الخصوصية: ناقش الأداء في جلسات خاصة وسجّل الوصول للبيانات.
• التوافق المحلي: راعِ سياسات الشركة وقوانين العمل في بلدك عند الإنهاء أو العقوبة.

دراستَا حالة مختصرة

1) مندوب مبيعات جديد منخفض الأداء

• تشخيص: فجوة مهارية في التأهيل الأولي والتعامل مع الاعتراضات.
• تمكين: برنامج Role Play + نصوص اتصال + مراجعة يومية للفرص.
• نتيجة: ارتفاع معدل التحويل 2.1x خلال 60 يومًا.

2) مهندس برمجيات يتأخر في التسليم

• تشخيص: مهام غير مقسّمة ونقص مراجعة الكود المبكرة.
• تمكين: تقسيم قصص المستخدم، مراجعة PR مبكرة، حظر وقت للتركيز.
• نتيجة: انخفاض التأخيرات 70% خلال 8 أسابيع.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• التأجيل خوفًا من مواجهة مباشرة—الفجوات تتضخم بمرور الوقت.
• حكم متسرّع بلا بيانات موضوعية.
• خطة PIP مبهمة بلا مؤشرات ولا مواعيد متابعة.
• التساهل غير العادل مع أفراد دون آخرين، ما يضر ثقافة الفريق.

أدوات تدعم نجاحك

• بوابات موظفين لطلب الدعم والحصول على تغذية راجعة سريعة.
• أتمتة تذكيرات المتابعة ومهام PIP.
• لوحات لحظية لمؤشرات الدور، وتقارير أسبوعية للمديرين.

اختر الأدوات التي تدعم اللغة العربية والتوثيق الآلي ووضوح الصلاحيات.

جاهز لتطبيق المنهجية؟

ابدأ بتحديد مؤشرات الدور، ثم نفّذ تشخيصًا جذريًا، وصمّم خطة PIP بمتابعة أسبوعية. إن رغبت في قوالب مفصلة للمحادثات وPIP ولوحات قياس، تواصل معنا.